تُعدّ وثائق الأعمال مهمة إدارية روتينية لكل شركة. فهي تُنشئ وتُدير كمية كبيرة من الفواتير، والعروض، والعقود، والتقارير، والإرشادات الداخلية. ومع ذلك، ومع ازدياد عدد الوثائق بمرور الوقت، يصبح الحفاظ على تنظيم كل ملف وتحديثه وسهولة الوصول إليه أمرًا صعبًا.
ونتيجة لذلك، تواجه الشركات مجموعة من التحديات بشكل يومي. في هذه المدونة، سنتناول بعض التحديات الشائعة والحلول اللازمة للتغلب عليها. هيا نبدأ دون أي تأخير!
التحديات الشائعة في توثيق الأعمال وحلولها
فيما يلي، ناقشنا بعض التحديات الشائعة في توثيق الأعمال التجارية إلى جانب حلولها.
اقرأ أيضًا
1. استخراج النصوص من المستندات الممسوحة ضوئياً
من أكثر التحديات شيوعاً التي تواجه الشركات التعامل مع المعلومات المحصورة داخل المستندات الممسوحة ضوئياً، ولقطات الشاشة، وصور السبورة البيضاء، والكتيبات المطبوعة القديمة. فمحتوى هذه الملفات غير قابل للبحث أو التعديل.
يُصعّب هذا الأمر على الموظفين استخراج المعلومات المطلوبة، وتحديث السجلات، أو إعادة استخدام البيانات الموجودة. وإذا أرادوا القيام بذلك، فعليهم اللجوء إلى الإدخال اليدوي، وهو أمر لا يستغرق وقتاً طويلاً فحسب، بل إنه عرضة للأخطاء أيضاً.
بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للشركات التي تعالج مئات المستندات الممسوحة ضوئياً يومياً، يمكن أن يؤثر النهج اليدوي بشكل كبير على الإنتاجية ويبطئ عمليات الأعمال بشكل عام.
ما هو الحل لهذا التحدي؟
بفضل التطورات التكنولوجية، بات بإمكان الشركات الآن استخدام برامج تحويل الصور إلى نصوص المدعومة بتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). هذه أدواتٌ عبر الإنترنت مصممة خصيصًا لاستخراج النصوص من المستندات والصور والفواتير الممسوحة ضوئيًا، وحتى الملاحظات المكتوبة بخط اليد، ببضع نقرات فقط.
يوجد على الإنترنت مجموعة كبيرة ومتنوعة من هذه المحولات، ومعظمها يتبع آلية عمل مماثلة من ثلاث خطوات.
- قم بتحميل الصورة/المستند الممسوح ضوئيًا (تدعم العديد من الأدوات تحميل ملفات متعددة)
- انقر على الزر للبدء
- احصل على النتائج بتنسيق قابل للتعديل مع خيارات النسخ والتنزيل
فيما يلي مثال على كيفية القيام بذلك تحويل الصورة الى نص باستخدام أداة التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) عبر الإنترنت.
2. إدارة كميات كبيرة من المستندات
مع نمو أي شركة، يزداد عدد المستندات التي تُصدرها يوميًا. فالفواتير والتقارير والبيانات المالية والسجلات القانونية وملفات العملاء تتراكم بسرعة. وهذا يزيد بشكل كبير من احتمالية تشتت الملفات المهمة في أماكن مختلفة.
- المجلدات
- الأجهزة
- حسابات البريد الإلكتروني
يُصعّب سوء تنظيم المستندات على الموظفين تحديد موقع الملف المطلوب والوصول إليه بسرعة عند الحاجة، مما يُجبرهم على بذل المزيد من الوقت والجهد في البحث عن المستندات المطلوبة.
ما هو الحل لهذا التحدي؟
ينبغي على الشركات تطبيق نظام مركزي لإدارة المستندات، حيث تُخزَّن جميع الملفات المهمة بطريقة منظمة لتسهيل الوصول إليها بسرعة وسهولة. تتوفر العديد من أنظمة إدارة المستندات الشائعة عبر الإنترنت، ومنها:
- مساحة عمل جوجل
- مايكروسوفت شيربوينت
- دوكوير
حتى بعد تطبيق نظام مركزي لإدارة المستندات، هناك عدة خطوات إضافية ينبغي على الشركات اتخاذها لتجنب المزيد من التحديات. ينبغي عليها إنشاء تسلسل هرمي منطقي للمجلدات، ووضع نظام تسمية ملفات موحد، وتصنيف المستندات باستخدام الوسوم.
علاوة على ذلك، ينبغي عليهم أيضاً أرشفة السجلات القديمة والمتقادمة بانتظام لمنع تراكمها. تذكر أن نظام إدارة المستندات المنظم جيداً يوفر وقتاً ثميناً ويحسن الكفاءة التشغيلية العامة.
3. ضعف توحيد الوثائق
تضم الشركات أقسامًا متعددة، ويقوم كل قسم منها بإنشاء مجموعة متنوعة من المستندات بانتظام. وهذا يزيد من احتمالية اتباع موظفي كل قسم لتنسيقاتهم وقوالبهم وخطوطهم واتفاقيات تسمية الملفات الخاصة بهم، مما يؤدي إلى عدم اتساق الوثائق.
وهذا في النهاية يجعل إدارة الملفات ومقارنتها وقراءتها أمراً صعباً، كما أنه يخلق انطباعاً غير احترافي.
ما هو الحل لهذا التحدي؟
للتغلب على هذا التحدي، ينبغي على الشركات وضع معايير توثيق موحدة على مستوى الشركة وإنشاء قوالب للمستندات شائعة الاستخدام. ولحسن الحظ، توجد العديد من المنصات مثلمستندات جوجل و برنامج مايكروسوفت ووردالسماح للشركات بإنشاء ما يلي بسرعة:
- دليل الأسلوب
- القوالب
- والمزيد
علاوة على ذلك، ينبغي على الشركات تحديد هياكل واضحة للوثائق وإجراءات الموافقة عليها. وبهذه الطريقة، يتم إنشاء جميع الوثائق ومشاركتها وتخزينها بنفس التنسيق والأسلوب، مما يؤدي إلى سير عمل أكثر كفاءة في توثيق الأعمال.
4. أمن البيانات والوصول غير المصرح به
نعلم جميعًا أن وثائق الأعمال غالبًا ما تحتوي على معلومات حساسة تخص الشركة أو أصحاب المصلحة أو العملاء. وهذا يُشكّل تحديًا للشركات في حماية الملفات الهامة بشكل صحيح من:
- الوصول غير المصرح به
- اختراقات البيانات
- مشاركة غير مقصودة
- الهجمات الإلكترونية
في حال وقوع أي من هذه الحوادث، فقد تؤدي إلى خسائر مالية، وملاحقات قانونية، وتشويه للسمعة. لذا، يجب على الشركات اتخاذ الخطوات اللازمة لضمان أقصى قدر من أمان الملفات.
ما هو الحل لهذا التحدي؟
بإمكان الشركات تطبيق مجموعة من الإجراءات الأمنية الفعّالة لحماية الوثائق الهامة. على سبيل المثال، يمكنها تطبيق نظام التحكم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC) بحيث لا يتمكن الموظفون إلا من الوصول إلى الوثائق ذات الصلة بمسؤولياتهم.
بالإضافة إلى ذلك، ينبغي تشفير الملفات الحساسة أثناء التخزين وأثناء النقل. كما ينبغي على الشركات تفعيل المصادقة متعددة العوامل، والحفاظ على نسخ احتياطية منتظمة للبيانات، وإجراء عمليات تدقيق لاكتشاف الثغرات الأمنية المحتملة وإصلاحها.
لا تنسَ تثقيف موظفيك بشأن الأمن السيبراني وأفضل الممارسات لضمان أمن البيانات ومنع الوصول غير المصرح به.
الخاتمة
يتزايد حجم المستندات التي تتعامل معها الشركات باستمرار مع مرور الوقت، مما يخلق تحديات عديدة للموظفين. من أبرز هذه التحديات استخراج البيانات من المستندات الممسوحة ضوئيًا، وتنظيم الملفات المتناثرة، وضعف توحيد معايير المستندات، وأمن البيانات، والوصول غير المصرح به. تتناول هذه المدونة جميع هذه التحديات بالتفصيل، بالإضافة إلى حلولها.
